Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Kundenportal ist:

prodactive GmbH Zeppelinstrasse 15 85748 Garching bei München

Telefon: +49 89 90422 53 70 · E-Mail: info@prodactive.de

Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.

Preisseite, Trust Center und das Formular zur Assessment-Anfrage sind ohne Anmeldung erreichbar. Beim Aufruf verarbeitet unser Server die technisch notwendigen Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssystemkennung). Diese Daten sind für die Auslieferung der Seiten erforderlich und dienen der Sicherheit des Systems; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Über das Formular „Assessment anfragen“ übermitteln Sie Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht sowie freiwillig Dateianhänge. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen – also für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nachricht geht per E-Mail an unser Delivery-Team; eine Speicherung in unserem Kundenportal findet dabei nicht statt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Damit das offene Formular nicht für Massenzuschriften missbraucht wird, begrenzen wir die Zahl der Absendungen je Anschluss. Dazu speichern wir zu jeder Absendung einen nicht rückrechenbaren Prüfwert Ihrer IP-Adresse (HMAC-SHA-256 mit geheimem Schlüssel) und den Zeitpunkt – nicht die Adresse selbst. Diese Einträge löschen wir automatisch nach 24 Stunden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr missbräuchlicher Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Kennzahlen im Trust Center sind über alle Kunden aggregiert und anonymisiert; sie lassen keinen Rückschluss auf einzelne Unternehmen oder Personen zu. Das Erklärvideo auf der Startseite liegt auf unserem eigenen Server und startet erst, wenn Sie es anklicken – es werden keine Daten an Videoplattformen übermittelt.

Die Anmeldung erfolgt entweder über einen Anmeldelink, den wir an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse senden, oder mit E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, Name, Rolle im Kundenkonto sowie Zeitpunkte von Anmeldung und Linkanforderung. Ein Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash; im Klartext ist es uns nicht zugänglich.

Im Portal verarbeiten wir die Daten, die zur Durchführung des Vertrages nötig sind: eingereichte Anforderungen samt Akzeptanzkriterien und Kommentaren, Beauftragungen, Abnahme- und Mangelentscheidungen mit Zeitstempel und handelnder Person, Kontingente und Prämien sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), für die Belegführung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Abnahmen und Mängelmeldungen halten wir revisionssicher fest: Die Historie eines Tickets ist nicht veränderbar, weil sie den Nachweis über die formale Abnahme führt.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie halten Ihre Anmeldung im Kundenportal aufrecht und sind ohne diese Funktion nicht nutzbar; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir verwenden keine Cookies zur Analyse, zur Wiedererkennung über Websites hinweg oder zu Werbezwecken, und es gibt daher auch keinen Einwilligungsbanner.

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die für den Betrieb des Systems nötig sind. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

• Supabase – Hosting der Datenbank, Anmeldung und Dokumentenablage. Verarbeitung in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Vercel – Betrieb dieser Website und des Kundenportals einschließlich der Server-Protokolle (Zugriffszeit, aufgerufene Adresse, IP-Adresse, Browserkennung). Die Anwendung läuft in der Region Frankfurt am Main.
• Anthropic – Strukturierung eingereichter Anforderungen in Titel, Beschreibung und Akzeptanzkriterien. Übermittelt wird ausschließlich der von Ihnen eingegebene Anforderungstext. Die Verarbeitung erfolgt ohne Speicherung zum Modelltraining (Zero Retention).
• lexoffice – Erstellung und Versand der Rechnungen einschließlich E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
• Slack – interne Benachrichtigungen unseres Delivery-Teams über Ereignisse im System. Übermittelt werden Ticket-Kürzel, Titel und Status, keine personenbezogenen Inhalte darüber hinaus.
• Resend – Versand von System- und Anmeldemails sowie der Assessment-Anfragen aus dem Kontaktformular. Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht sowie etwaige Anhänge.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Behörden erhalten Daten nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Bei der Strukturierung von Anforderungen (Anthropic), bei internen Benachrichtigungen (Slack) und beim E-Mail-Versand (Resend) können Daten in den USA verarbeitet werden; beim Betrieb der Website (Vercel) gilt das für Protokoll- und Verwaltungsdaten, während die Anwendung selbst in Frankfurt am Main läuft. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt um technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Ein Schutzniveau, das dem der Europäischen Union vollständig entspricht, kann in Drittländern nicht garantiert werden.

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und Zweck (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dafür an info@prodactive.de. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Diese Website und das Kundenportal werden ausschließlich verschlüsselt über TLS ausgeliefert; Sie erkennen das an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Innerhalb des Portals sieht jedes Kundenkonto ausschließlich die eigenen Daten – dafür sorgen Regeln direkt in der Datenbank, nicht erst in der Oberfläche.